Die Österreichische Botschaft nimmt den Antrag und sämtliche Unterlagen entgegen und leitet diese an das Bundesamt für Fremdenwesen und Asyl (BFA) in Österreich weiter.
Das BFA in Österreich entscheidet über den Antrag. Zuständig ist in der Regel die Regionaldirektion und der Referent/die Referentin, welche bereits über das Asylverfahren der Person in Österreich entschieden haben. Das BFA prüft, ob die Antragsteller tatsächlich zur Kernfamilie der Bezugsperson in Österreich gehören. Das BFA führt dazu manchmal eine Einvernahme mit der Person in Österreich durch, in der Fragen zum Familienleben gestellt werden. Es kann auch sein, dass die Botschaft ein Interview mit der Familie macht. Zum Nachweis, dass es sich um eine Familie handelt dürfen z.B. Fotos oder andere Dokumente vorgelegt werden. Manchmal möchte das BFA auch, dass eine DNA-Analyse durchgeführt wird.
Nach einer Sicherheitsüberprüfung durch das österreichische Bundesamt für Verfassungsschutz und Terrorismusbekämpfung wird die Entscheidung des BFA schließlich an die österreichische Botschaft übermittelt. Ist diese Entscheidung positiv, erteilt die Botschaft der Familie ein Visum zur Einreise. Das Visum ist vier Monate gültig. Es ist wichtig, dass für die Einreise nach Österreich gültige Reisepässe vorhanden sind. Sollte es unmöglich sein, einen Reisepass zu erlangen, wird empfohlen, eine Beratungsstelle zu kontaktieren.
Die Reisen zur Botschaft und die Reise nach Österreich müssen die Familienangehörigen selbst organisieren und finanzieren. Das Visum wird kostenlos erteilt.
Bei einer negativen Entscheidung stellt die Botschaft den abweisenden Bescheid aus.