أفراد الأسرة المقيمين في الخارج عليهم تقديم طلب لم الشمل في السفارة النمساوية. أذ لم توجد سفارة نمساوية في البلد المقيمين بها، يجب عليهم الذهاب إلى أقرب سفارة نمساوية لديهم. هنا سوف تجد أماكن دوائر البلديات النائبة في الخارج.
في الواقع يستحسن طلب ميعاد من السفارة، بعض السفارات يمكن تحديد الموعد بها عن طريق البريد الإلكتروني. مدة الإنتظار حتى الميعاد متفاوتة وقد تستغرق أشهر عديدة.
كل فرد سوف يحضر إلى النمسا، يجب عليه الذهاب إلى السفارة بنفسه حتى الأطفال. إذا كانت فترة الإنتظار تتجاوز الثلاث أشهر (أنظر أعلاه)، يجب إرسال الطلب كتابياً. لإرسال الطلب كتابياً ينصح بمراجعة مكتب الإرشادات.